Scrum คืออะไร ช่วยในการทำงานได้อย่างไร
สารบัญเนื้อหา
- Scrum คืออะไร
- กระบวนการทำงานของ Scrum Framework
- ตำแหน่งและหน้าที่ในการทำ Scrum
- การประชุมในกระบวนการ Scrum
- ข้อดีของการทำ Scrum Event
- สรุป
Scrum คืออะไร
Scrum (สกรัม) คือ รูปแบบการทำงานหนึ่งที่ช่วยในการพัฒนางานหรือผลิตภัณฑ์ที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง เพื่อทำการปรับแก้ไขผลิตภัณฑ์เหล่านั้นให้ดียิ่งขึ้น เจ้าตัว Scrum จะช่วยในการย่อยโปรเจคที่มีขนาดมหึมา หรืองานที่ซับซ้อนให้เห็นความคืบหน้าของเนื้องานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น Scrum มาพร้อมกับการบริหารเวลาต่อโปรเจคงาน เพื่อให้งานนั้น ๆ ทันเวลาต่อสถานการณ์ต่าง ๆ นั่นเอง
Scrum ถูกคิดค้นขึ้นมาจากแนวคิด Empiricism และ Lean Thinking ที่เน้นการลงมือทำ ทำงานให้กระชับแบบ Lean ที่สุด เพื่อให้งานได้ดำเนินไปอย่างเข้าใจง่าย ชัดเจน และมีประสิทธิภาพ
“กระบวนการทํางานและความรู้อื่น ๆ ที่สามารถนํามาปรับใช้กับการทํางานแบบ Scrum มีอยู่ในแหล่งความรู้อื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งแต่ละรูปแบบกระบวนการทํางานและความรู้เหล่านั้นมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป”
– Jeff Sutherland และ Ken Schwaber ผู้ที่ริเริ่มแนวคิดแบบ Scrum –
กระบวนการทำงานของ Scrum Framework
Scrum Framework เป็น กระบวนการทำงานของ Scrum จำเป็นต้องมี Scrum Master (ผู้สนับสนุนหรือช่วยเหลือให้การทำ Scrum ให้มีการทำงานให้ราบรื่น) เข้ามาช่วยควบคุมการทำงาน โดยขั้นตอนการทำงานในรูปแบบ Scrum อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ ได้ดังนี้
1. Product Owner หรือผู้เรียงลำดับความสำคัญของงาน จะเรียงลำดับความสำคัญของงานใส่ไว้ที่ Product Backlog หลังจากนั้นจะมีการกำหนดเป้าหมาย เวลาการเริ่มต้น เวลาจบงานไว้ที่ Sprint Planning จากนั้นจะนำแพลนงานที่วางไว้ไปใส่ไว้ที่ Sprint Backlog เพื่อให้ทีมงาน Scrum ทำงานตามตำแหน่งงานของตน
2. Developers ทีมงานผู้สร้างหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์จะพัฒนาผลิตภัณฑ์นั้น ๆ ตาม Sprint Backlog (รอบงานที่กำหนด)
3. สมาชิกและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในส่วนอื่น ๆ ของการพัฒนาโปรเจค จะทำการตรวจสอบผลลัพธ์ผ่านกระบวนการ Sprint Review และ Sprint Retrospective เพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขในรอบงานถัดไป
4. ทำซ้ำตั้งแต่ข้อ 1 – 3 วนไปเรื่อย ๆ
ตำแหน่งและหน้าที่ในการทำ Scrum
1. Product Owner คือ คนที่เข้าใจลูกค้า ผู้ที่รู้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มากที่สุด และนำปัญหานั้นมาบอกต่อหรือแจ้งให้กับทางทีมทราบเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนาต่อไป
2. Scrum Master เสมือน Coaching ในกระบวนการ Scrum ทำหน้าที่ดูแล Scrum Framework ดูแลความคืบหน้าและบริหารโปรเจคงาน
3. Developers คือ คนที่ทํางานหรือผลิตชิ้นงานในกระบวน Scrum โดยทีม Developers ก็สามารถแบ่งแยกย่อยไปตามชิ้นงานต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมายได้อีกด้วย
เครื่องมือที่ใช้ในการทำ Scrum
1. Product Backlog คือ เครื่องมือที่ใช้บอกถึงความต้องการของลูกค้า หรือสิ่งที่ต้องการพัฒนาปรับปรุง โดยมีการจัดลำดับความสำคัญของงานไว้ที่ Product Backlog
2. Sprint Backlog คือ หัวข้อของงานต่าง ๆ ใน Product Backlog ที่ Product Owner และ Scrum Master กำหนดเป้าหมาย วางแผนงาน และระยะเวลาการทำงานเอาไว้ และส่งต่อให้ Developers พัฒนางานให้บรรลุเป้าหมาย จนถึงส่งมอบให้แก่ผู้ใช้งานได้ทดลองใช้งานใน Sprint นั้น ๆ
การประชุมในกระบวนการ Scrum
ในกระบวนการ Scrum Event จะมีรอบการประชุม เพื่อช่วยในการตรวจสอบการทำงานในแต่ละครั้ง เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือสิ่งที่ต้องปรับปรุงในกระบวนการทำงาน โดยแบ่งการประชุมใน Scrum ได้ดังนี้
1. Sprint Planning Meeting การประชุมทีมวางแผนการทำงาน พร้อมกับจัดลำดับความสำคัญของแต่ละ Sprint โดยการประชุมครั้งนี้จะมีการสร้าง Sprint Backlog เพื่อแตกย่อยงานเป็น Sprint 1, Sprint 2, Sprint 3 ตามลำดับ โดยจะเริ่มทำงานตั้งแต่ Sprint 1 พร้อมกับการมอบหมายงานให้ทีมที่รับผิดชอบใน Sprint นั้น ๆ
2. Daily Scrum Meeting เป็นการประชุมแบบไม่เป็นทางการ เหมือนการถามสารทุกข์สุกดิบ ประมาณ 10-15 นาที ในทุก ๆ วันก่อนเริ่มงาน เพื่อให้ทราบถึงรายละเอียดความคืบหน้าของงาน รวมถึงแพลนงานที่จะทำวันนี้ หรืองานที่ทำไปแล้วว่ามีปัญหาและอุปสรรคอย่างไร ต้องการความช่วยเหลือจากใครหรือไม่
3. Sprint Review เป็นการประชุมทีมเพื่อพูดคุยความคืบหน้าของงานว่าต้องพัฒนาหรือต้องปรับปรุงแก้ไขอะไรบ้าง
4. Sprint Retrospective การสาธิตโปรเจคงานโดยจะเริ่มจาก Sprint 1 คือให้ลูกค้าหรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทดลองใช้ หรือดูภาพรวมของงานว่าที่เราทำไปถูกต้องตามจุดประสงค์หรือไม่ หาก Sprint 1 ตรงตามความต้องการของลูกค้า เราก็จะปิดงาน Sprint 1 และเริ่มทำงานที่ Sprint 2 ต่อไป แต่ถ้ายังไม่ครอบคลุมความต้องการของลูกค้า จะต้องแก้ไข และวนกลับไปที่ Sprint 1 อีกครั้ง ซึ่งกระบวนการของ Scrum ก็จะวนแบบนี้ไปเรื่อย ๆ
ข้อดีของการทำ Scrum Event
ข้อดีของการทำ Scrum Event
นอกจากการทำงานร่วมกันจะเป็นข้อดีอย่างหนึ่งของ Scrum แล้ว ยังช่วยให้กระบวนการทำงานมีความโปร่งใส ไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งงานใดของกระบวนการ Scrum ก็สามารถเห็นความคืบหน้าในงานนั้นได้
Inspection – การตรวจสอบได้
การตรวจสอบกระบวนการทำงานในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการจับผิดการทำงานแต่อย่างใด แต่การตรวจสอบในกระบวนการ Scrum คือการตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง เพื่อลดข้อผิดพลาดในกระบวนการทำงาน เพื่อให้ผลลัพธ์ในงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยกระบวนการ Scrum จะตรวจสอบผ่านทาง Scrum Event (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective) นั่นเอง
Adaptation – ปรับเปลี่ยนได้
เมื่อกระบวนการทำงานเกิดข้อผิดพลาด ไม่ว่าจาก Device หรือ Human Error เเล้วทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปตามคาด กระบวนการทำงานจะเข้าสู่การปรับเปลี่ยนแก้ไขอย่างรวดเร็ว เพื่อลดความเสียหายที่้อาจจะเกิดขึ้น ทำให้ภาพรวมของงานสามารถดำเนินต่อไปได้ ถือเป็นข้อโดดเด่นของกระบวนการ Scrum ที่ต้องมีความรวดเร็วและ Lean ให้มากที่สุด
กระบวนการทำงานในรูปแบบ Scrum ทุกตำแหน่งที่อยู่ในกระบวนการหรือโปรเจคนั้น ๆ ต้องสามารถเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ว่าใครทำหน้าที่อะไร กำลังจะทำอะไรต่อไป งานใดที่เสร็จแล้ว งานใดที่กำลังทำอยู่ หรืองานใดที่จะทำต่อไป ส่วนนี้จะทำให้เกิดภาพรวมการทำงานที่ชัดเจน และเป็นข้อดีที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้เป็นอย่างยิ่ง
ทำให้ Scrum เหมาะกับบริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เช่น บริษัทเทคโนโลยี บริษัทสตาร์ทอัพที่ชอบความคล่องตัว รวดเร็ว และชัดเจน
สรุป
Scrum เป็น รูปแบบการทำงานหนึ่งที่ช่วยให้การทำงานรวดเร็ว เข้าใจง่าย จากงานก้อนใหญ่แตกออกไปเป็นงานก้อนเล็ก ที่ทำให้ทุกคนสามารถมองเห็นงานแต่ละชิ้นและภาพรวมได้อย่างชัดเจน ทุกวันนี้มีบริษัทและองค์กรชั้นนำมีการใช้งานอย่างแพร่หลายทั่วโลก ผลตอบรับที่พบก็คือการทำงานกระชับขึ้น ทุกคนมีส่วนร่วมในกระบวนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม
แต่เราก็ต้องขอบอกก่อนว่าบางบริษัทเหมาะกับการใช้ Scrum เข้ามาช่วยในการทำงาน แต่บางบริษัทก็ไม่เหมาะกับกับการใช้ Scrum ขึ้นอยู่กับรูปแบบงานของแต่ละองค์กรและบริษัทเองด้วย แต่หากบริษัทของคุณมีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง มีงานที่ต้องใช้ความรวดเร็ว การนำ Scrum เข้ามาใช้งานในองค์กรถือเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ดีไม่น้อยเลยทีเดียว
อ้างอิงข้อมูล : https://www.scrum.org/resources/what-is-scrum
