เทคนิคการจัดห้องประชุม จัดอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ
รู้หรือไม่ว่าการมีห้องประชุมที่ใช้งานง่าย เป็นประโยชน์ต่อการประชุมเป็นอย่างมาก ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในธุรกิจขนาดเล็ก กลาง หรือใหญ่ ก็ต้องมีการประชุมมาเกี่ยวข้องทั้งนั้น ห้องประชุมเป็นสถานที่สำหรับการปรึกษาหารือเกี่ยวกับงาน หรือพูดคุยเรื่องธุรกิจได้ด้วย การจัดห้องประชุมจึงเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้การประชุมนั้น ๆ มีประสิทธิภาพ ทำให้เกิดการพูดคุย แลกเปลี่ยนความเห็นกันได้ง่าย สะดวก และรื่นไหลมากยิ่งขึ้น
บทความนี้ DIGITORY Space ได้รวบรวมไอเดียในการจัดห้องประชุม เพื่อเป็นแนวทางให้กับหลาย ๆ ออฟฟิศที่กำลังมองหารูปแบบการจัดห้องประชุม จะมีอะไรบ้างมาติดตามกันได้เลย
1. จัดห้องประชุมแบบ Boardroom
รูปแบบที่นิยมและพบเห็นได้บ่อย โดยการจัดประชุมในลักษณะ Boardroom (บอร์ดรูม) คือมีโต๊ะวางตรงกลางและล้อมรอบด้วยเก้าอี้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุม มีจุดรวมสายตาอยู่ที่หัวโต๊ะซึ่งเป็นที่นั่งสำหรับหัวหน้าหรือประธานในที่ประชุม ในปัจจุบันเริ่มมีการปรับเปลี่ยนเป็นจอฉายภาพขนาดใหญ่เพื่อนำเสนอรายงานต่าง ๆ ในที่ประชุม
ข้อดี สำหรับการจัดห้องประชุมแบบ Boardroom
- ทุกคนสามารถมองเห็นกันได้แบบ Eye Contact
- สะดวกต่อการคุยงานแบบตัวต่อตัว กลุ่มย่อย หรือกลุ่มใหญ่
- ทุกคนใช้พื้นที่ในระนาบเดียวกัน มีการใช้โต๊ะในการประชุมร่วมกัน ทำให้สื่อสารกันได้ง่ายขึ้น
2. จัดห้องประชุมแบบ Classroom
รูปแบบห้องประชุมแบบ Classroom ถูกอ้างอิงมาจากรูปแบบการจัดห้องเรียน โดยจะมีโต๊ะหลาย ๆ ตัววางอยู่ในห้องสำหรับการประชุม และอาจมีโพเดียม หรือ สเตจวางอยู่ตรงกลาง เพื่อเป็นจุดรวมสายตาของผู้เข้าร่วมประชุม ห้องประชุมแบบ Classroom มักถูกจัดเพือใช้สำหรับการบรรยาย การทำ Workshop การประชุมที่เชิญแขกพิเศษมาให้ความรู้ ซึ่งเป็นรูปแบบของการสื่อสารแบบทางเดียว
ข้อดี สำหรับการจัดห้องประชุมแบบ Classroom
- ทุกคนจะมีจุดรวมสายตาไปที่หน้าห้องประชุม ทำให้เหมาะกับการประชุม หรือการบรรยายให้ความรู้ เพื่อส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมจดจ่อกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้า
- การจัดห้องประชุมรูปแบบ Classroom เหมาะสำหรับการจัดประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก
3. จัดห้องประชุมแบบ U-Shape
ห้องประชุมแบบ U-Shape การจัดห้องประชุมรูปแบบนี้ จะมีการวางโต๊ะและเก้าอี้เป็นรูปตัว U ผู้ร่วมประชุมจะมีจุดโฟกัสสายตาอยู่ตรงกลางของพื้นที่ตัว U หรือพื้นที่ด้านหน้าของห้องประชุม อาจเป็นผู้บรรยาย ผู้สอน หรืออุปกรณ์ในการนำเสนองานอยู่ตรงกลาง รูปแบบนี้จะพบเห็นได้บ่อยกับการทำ Workshop เพื่อให้ผู้บรรยายเดินเข้าหาผู้ร่วมกิจกรรมได้ง่ายขึ้น
ข้อดี สำหรับการจัดห้องประชุมแบบ U-Shape
- ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถมองเห็นด้านหน้าของห้องได้ชัดเจน ไม่มีสิ่งบังสายสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
- การนำเสนองานสามารถเข้าถึงพื้นที่เปิดโล่งภายในรูปตัว U และสร้างปฏิสัมพันธ์ (Interactive) กับผู้เข้าร่วมได้ง่ายขึ้น
- ช่วยกระตุ้นให้เกิดการสนทนาระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมด้วยกันเอง หรือผู้เข้าร่วมประชุมกับผู้นำเสนอเองด้วย
4. จัดห้องประชุมแบบ Clusters
ห้องประชุมแบบ Clusters หรือการจัดเป็นกลุ่ม ๆ โดยมีลักษณะเป็นโต๊ะหลาย ๆ ตัววางกระจายอยู่ในห้อง มีเก้าอี้ล้อมรอบโต๊ะแต่ละตัว คล้ายกับการจัดโต๊ะงานเลี้ยงที่เราเห็นกันบ่อย ๆ จุดเด่นของการจัดโต๊ะประชุมแบบ Clusters คือสามารถแบ่งทีมในการประชุมได้อย่างชัดเจน เช่น แผนกการตลาด แผนกขาย เป็นต้น
ข้อดี สำหรับการจัดห้องประชุมแบบ Clusters
- เหมาะกับการประชุมเพื่อแบ่งกลุ่ม หรือทีมให้ชัดเจน
- ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรึกษากันในกลุ่มของตนเองได้ และสามารถโฟกัสการประชุมด้านหน้าห้องได้อย่างชัดเจน
- พื้นที่การวางโต๊ะ สามารถจัดได้ตามอิสระสามารถปรับ เพิ่ม ลด จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างยืดหยุ่น
5. การจัดห้องประชุมแบบ Theatre
ห้องประชุมที่มีรูปแบบเหมือนโรงภาพยนต์ หรือเวที ที่มีจุดโฟกัสสายตาอยู่ที่หน้าห้องประชุม มีเก้าอี้หลาย ๆ ตัวเรียงติดกัน แต่ไม่มีโต๊ะเหมือนห้องประชุมแบบ Classroom และรูปแบบการสื่อสารเป็นแบบทิศทางเดียว จึงเหมาะกับการเข้าประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก งานบรรยาย หรืองานเปิดตัวสินค้า เป็นต้น
ข้อดี สำหรับการจัดห้องประชุมแบบ Theatre
- เหมาะกับการประชุม หรือกิจกรรมที่ต้องการให้ผู้คนโฟกัสที่จุดหน้าห้อง
- รองรับผู้ที่เข้าร่วมการประชุมได้เป็นจำนวนมาก (ขึ้นอยู่กับขนาดห้องด้วย)
- แยกพื้นที่ชัดเจนระหว่างผู้บรรยาย และผู้ฟังบรรยาย
สรุป
อ่านมาถึงตรงนี้จะเห็นได้ว่าการจัดห้องประชุมมีด้วยกันหลายรูปแบบ และมีความสำคัญ กับการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นแบบทางเดียวหรือ 2 ทาง ขึ้นอยู่ที่ว่าเราต้องการให้รูปแบบการประชุมเป็นแบบไหน รวมถึงปัจจัยอื่น ๆ เช่น พื้นที่ อุปกรณ์ และความพร้อมหลาย ๆ อย่างที่จะช่วยเสริมในการประชุม หรืองานอบรมสัมมนานั้น ๆ ให้เกิดความราบรื่น และมีประสิทธิภาพได้
DIGITORY Space ให้บริการเช่าห้องประชุม ทำ Workshop และอบรมสัมมนา อุปกรณ์ครบครัน เดินทางสะดวก ติด BTS พญาไท คลิกดูรายละเอียด ห้องประชุม DIGITORY Space
