7 เทคนิคการประชุม ทำอย่างไรให้มือโปร
ในทุก ๆ การทำงาน การพูดคุยปรึกษาหารือกันเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องพบเจอ บางที่เป็นองค์กรขนาดเล็กการประชุมอาจไม่ต้องมีขั้นตอนมากมายให้ยุ่งยากนัก แต่หากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็จะมีขั้นตอนอื่น ๆ ตามมา การนัดประชุมแต่ละแผนกเพื่อหารืออาจต้องใช้เวลามากกว่าองค์กรขนาดเล็ก รวมถึงขั้นตอนอื่น ๆ ที่ซับซ้อนมากกว่าด้วย
การประชุม หรือ Meeting นับเป็นเรื่องปกติสำหรับการทำงาน โดยมีจุดประสงค์เพื่อปรึกษาหารือ สรุปผลการดำเนินงานของบริษัท หรือเพื่อหาคำตอบบางคำตอบที่เราไม่สามารถตัดสินใจได้คนเดียว จนบางครั้งการประชุมเป็นเรื่องหนักใจของใครหลาย ๆ คน เพราะความตื่นเต้นที่ต้องนำเสนอกับผู้บริหารระดับสูง โดยเฉพาะ First Jobber เริ่มทำงานที่เริ่มทำงานอาจไม่คุ้นเคยและเกิดความกังวลใจ บทความนี้ได้รวมถึงข้อมูลที่สำคัญ สำหรับใครที่ต้องการแนวทางในการประชุมอย่างมืออาชีพมาให้แล้ว
1. การแจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุม
เริ่มแรกด้วยการนัดประชุม (Request a meeting) เพื่อให้ทราบวันที่ เวลา และสถานที่ รวมถึงการบอกหัวข้อหรือวัตถุประสงค์ในการประชุมก็เป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้ทุกฝ่ายที่ได้เข้าร่วมประชุมทราบเนื้อหา และมีเวลาในการเตรียมตัวก่อนการเข้าประชุม หากลงรายละเอียดของแต่ละหัวข้อการประชุมใน เพื่อป้องกันไม่ให้เนื้อหาในการประชุมออกนอกประเด็น หลายครั้งที่ผู้จัดประชุมจะไม่ได้ใส่หัวข้อที่จะพูดคุยกันมาตั้งแต่การนัดประชุม ทำให้การประชุมนั้นออกนอกประเด็นบ่อยครั้ง ส่วนนี้จึงเรียกได้ว่าเป็นส่วนสำคัญสำหรับการประชุมเลยทีเดียว
2. การจัดเตรียมเนื้อหาสำหรับการประชุม
ส่วนนี้ขึ้นอยู่กับว่าส่วนงานของใครที่เป็นฝ่ายรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น ประชุมเรื่องการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ของแบรนด์ แน่นอนว่าเนื้อหาของการประชุมในครั้งนี้ก็จะเป็นฝ่ายการตลาดที่จะเป็นผู้ที่จัดเตรียมเนื้อหา และอาจมีฝ่ายขายเข้าร่วมเพื่อหารือในส่วนนี้ด้วย หรือหากเป็นเรื่องอื่น ๆ ที่มีหัวข้อที่เกี่ยวข้องกันหลายแผนกก็สามารถทำเนื้อหาร่วมกันกับแผนกอื่นได้เช่นกัน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจัดเตรียมเนื้อหาก็จะมีความหลากหลายโปรแกรมในการใช้งาน อย่างเช่น เครื่องมือพื้นฐานที่สุดแสนจะคลาสสิกอย่าง Power Point หรืออาจจะเป็น Google slide ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน
3. เข้าประชุมให้ตรงเวลา
ข้อนี้นับเป็นเรื่องพื้นฐานสำคัญสำหรับนัดต่าง ๆ ไม่เพียงแต่การประชุมเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงการนัดกับบุคคลสำคัญ กับเพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า ลองคิดภาพง่าย ๆ ว่าเหมือนกับเราจองตั๋วดูหนัง แล้วเราเกิดเข้าสายขึ้นมา เราก็จะพลาดเนื้อหาบางส่วนในหนังเรื่องนั้นไปได้ แน่นอนว่าการประชุมก็เช่นเดียวกัน ยิ่งเป็นการประชุมที่มีบุคคลหลายระดับเข้าประชุมพร้อมกัน หากเราเข้าประชุมสายนอกจากจะบ่งบอกถึงความรับผิดชอบและความตรงต่อเวลาของเราแล้ว ยังทำให้เราพลาดเนื้อหาการประชุมจนต้องไปตามจากคนอื่นที่หลังได้ ดังนั้นการเข้าประชุมก่อนเวลาเป็นเรื่องที่ดี แต่จะดีกว่าถ้าเราไม่เข้าประชุมสายนั่นเอง
4. มีกรอบเวลาที่ชัดเจนในการประชุม
จากที่เกริ่นไปข้างต้น การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ไม่ควรเวิ่นเว้อหรือออกนอกเรื่องจนเกินไป เพราะจะส่งผลต่อเวลาที่ตั้งไว้ได้ การมี Agenda ที่ชัดเจนจะช่วยให้เนื้อหาในการประชุมอยู่ในกรอบ ตรงประเด็นและครบถ้วน จะเซฟเวลาในการประชุมไม่ให้การประชุมยืดยาวจนเกินเวลามากเกินไป และไม่ส่งผลกระทบต่อเวลางานของผู้เข้าประชุมท่านอื่น ๆ
5. เปิดช่องให้เกิดการสนทนา ซักถามหรือตอบข้อสงสัย
แน่นอนว่าการประชุมเพื่อหาคำตอบอะไรบางอย่างที่เราไม่สามารถหาคำตอบได้ด้วยตัวคนเดียว หากเราเป็นผู้ที่จัดการประชุมและนำเสนออยู่ แล้วไม่มีจังหวะเปิดโอกาสให้ผู้อื่นซักถามเลย นอกจากจะทำให้การประชุมน่าเบื่อแล้ว ยังไม่เกิดการสนทนาโต้ตอบปัญหากันในที่ประชุมอีกด้วย เพราะบางครั้งคำตอบที่เราต้องการอาจเกิดจากความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมกับเรานั่นเอง เพราะฉะนั้นการเว้นจังหวะให้ผู้ร่วมประชุมคนอื่นสามารถสอบถาม หรือมีช่วงระยะเวลาให้ตอบข้อสงสัยจะช่วยให้บรรยากาศในการประชุมดีขึ้นได้อีกด้วย
6. บุคลิกภาพในการประชุม
เรื่องนี้เรียกได้ว่าเป็นเรื่องปัจเจกบุคคล จริง ๆ นั่นแหละ แต่เรื่องปัจเจกบุคคล ก็ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของตัวเรา และบุคลิกภาพของตัวเราด้วยเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น ในที่ประชุมเราเผลอโยกเก้าอี้ส่ายไปมาตลอดการประชุม หรือสั่นขาตลอด ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น อาจรู้สึกรำคาญหรือไม่มีสมาธิในการประชุมได้เหมือนกัน และหากเหตุการณ์นี้เกิดขึ้นตอนการประชุมหรือคุยงานกับลูกค้าก็ยิ่งลดความน่าเชื่อถือในตัวของเราเอง พฤติกรรมต่าง ๆ ของเราอาจจะไม่ได้ตั้งใจทำ แต่อาจเกิดจากความเคยชินของตัวเรา ดังนั้นการฝึกบุคลิกภาพ เมื่อเราต้องเข้าร่วมสังคม หรือร่วมงานกับผู้อื่น จะทำให้เรามีบุคลิกภาพที่น่าเชื่อถือเหมาะกับกาลเทศะ นอกจากนั้นยังทำให้เราปรับเปลี่ยนนิสัยที่เราเคยชินให้ดีขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย
7. เครื่องมือในการประชุม
ส่วนสุดท้ายที่สำคัญทั้งการประชุมออฟไลน์ และการประชุมออนไลน์ การมีเครื่องมือที่ดีจะช่วยให้การประชุมของเราลื่นไหล และดูโปรมากขึ้น ทั้งอุปกรณ์ Hardware และ Software สำหรับใครที่ยังไม่เคยลองหรือไม่เคยใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในการประชุม แนะนำว่าให้ลองใช้งานก่อนการประชุมจริง เพื่อให้เราคุ้นชินกับเครื่องมือต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Zoom , Google Meet , Microsoft Team หรือเครื่องมือการประชุมประเภทฮาร์ดแวร์อื่น ๆ ด้วย เพื่อป้องกันการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในวันที่เราประชุมงานจริง
สรุป
เราทุกคนต้องล้วนผ่านการประชุมในการทำงานสักครั้งหนึ่งในชีวิต การประชุมอย่างมือโปรไม่ใช่เครื่องมือหรืออุปกรณ์แต่อย่างใด แต่เป็นการประชุมเพื่อส่งสารที่เราต้องการจะสื่อให้กับผู้รับสารได้อย่างถูกต้องและครบถ้วนต่างหากที่สำคัญ และหากใครที่กำลังมองหาห้องประชุม ห้องเวิร์คช็อป ที่มีอุปกรณ์ที่ครบครัน ใจกลางเมือง เดินทางสะดวก สามารถติดต่อมาหา DIGITORY Space ได้เลย
